20 estrategias de supervivencia para pequeñas empresas

Cómo sobrevivir tiempos económicos difíciles sin despedir empleados.

Como propietario o gerente de un negocio, durante los últimos 18 meses se ha enfrentado a márgenes de ganancia cada vez más reducidos y menos clientes haciendo fila para comprar los que antes se consideraban «productos o servicios atractivos». La pregunta de cómo sobrevivir a estos tiempos aparentemente difíciles suele dar lugar a respuestas como… «tenemos que despedir a más trabajadores» o «… cerremos la oficina ubicada en Suburbia».

El problema con este enfoque es que… cuando la economía se recupere, buscará volver a contratar a las mismas personas que despidió en primer lugar. Desafortunadamente, es posible que descubras que se cambiaron a otros trabajos, volvieron a la escuela o iniciaron sus propios negocios. Entonces se ha puesto en una situación en la que ahora tiene que contratar y capacitar a un nuevo empleado o contratar a un trabajador con más experiencia que pueda «empezar a trabajar».

Despedir empleados durante las recesiones económicas debería ser el «último recurso». Bueno, al menos no hasta que haya explorado todas las demás vías, es decir, probar las estrategias que he descrito a continuación. Incluso iré un paso más allá. Si ya ha implementado algunas (si no todas) de estas estrategias, o las ha convertido en parte integral de la cultura operativa de su empresa, es probable que no haya cancelado sus vacaciones planeadas desde hace mucho tiempo a las Bahamas.

Además, aunque estas estrategias clave pueden ser adoptadas por empresas independientemente de su tamaño, están dirigidas principalmente a las pequeñas empresas. La definición de una pequeña empresa obviamente variará según la industria y, lo que es más importante, puede depender de la evaluación personal del propietario de la empresa. De todos modos, puede averiguar la clasificación de su negocio según lo define la Asociación de Pequeñas Empresas (SBA) yendo a http://www.sba.gov

Estrategias de supervivencia

1. Programe reuniones presupuestarias semanales. La suposición es que usted tiene un presupuesto. Es posible que se sorprenda de cuántas pequeñas empresas (a) no dedican tiempo a desarrollar un presupuesto adecuado o (b) no tienen un proceso regular de revisión del presupuesto. Use la reunión para desafiar a los gerentes y supervisores a encontrar formas de reducir los gastos en sus respectivos departamentos (y recompensarlos). Haga que los gerentes llamen a través de conferencias telefónicas si tiene oficinas satélite en varias partes del país o en todo el mundo. Asegúrese de que estén preparados con argumentos para justificar los presupuestos de sus diversos departamentos y planes sobre cómo reducir costos.

2. Establezca un Comité de Ganancias/Grupo de Trabajo. Esto debe ser impulsado por los empleados. Desafíelos a contribuir con ideas pero, lo que es más importante, recompénselos por las buenas ideas que realmente se implementan.

3. Renueve sus evaluaciones de desempeño. ¿Están los objetivos de los empleados (especialmente los altos directivos) alineados con los objetivos de la empresa (es decir, aumentar las ventas, reducir los gastos, mejorar el servicio al cliente)? ¿Son los objetivos más que simplemente retórica o palabras de «sentirse bien»? En pocas palabras, ¿los objetivos son lo suficientemente específicos y… realmente se puede «MEDIR» el progreso?

4. Revise sus índices de «Facturación». Las ganancias se consumen rápidamente por el inventario inactivo y los clientes que pagan tarde. Incorpore estos artículos como parte de su proceso de revisión del presupuesto. Trabaje en estrecha colaboración con sus proveedores para reducir los paquetes de cajas, ¡o simplemente deshágase de los artículos que no se venden! Ofrezca llegar a un acuerdo con sus clientes morosos o hacer arreglos para el pago a plazos de las cuentas por cobrar pendientes. Obtener algo es mejor que nada en tiempos económicos difíciles.

5. Confíe en la influencia que tiene con sus proveedores. Las asociaciones deben ser algo más que «hablar». Negociar mejores condiciones, es decir, tratar de aumentar los «días para pagar» de sus facturas. Incluso tomarse 5 días adicionales por mes sobre una base de negocios valorada en $1 millón anual puede generarle a su negocio un interés adicional de más de $3,000, después de impuestos. ¡Eso es dinero real!

6. Cambia tu Ciclo de Nómina. Si está en un ciclo de nómina semanal, considere cambiarse a quincenal. Si está pagando quincenalmente, considere cambiarse a quincenal (15 y 30). Realice un análisis de costo-beneficio para asegurarse de que esto tenga sentido para su negocio. Puede reducir los costos de procesamiento de nómina que pueden ser significativos, especialmente si tiene una base de empleados bastante grande.

7. Súbete temprano al carro «verde». Ser más eficiente energéticamente. Quién sabe… incluso puede calificar para exenciones de impuestos. Acostumbre a los empleados a apagar las luces cuando salgan de las salas de conferencias. La instalación de sensores para habitaciones o áreas que se usan con poca frecuencia puede ser algo en lo que pensar. Apague las computadoras y desconecte los equipos de oficina al final de cada día. De acuerdo con el programa ENERGY STAR del gobierno, el 40% de la electricidad que usan los aparatos electrónicos del hogar se consume mientras los productos están apagados. Me imagino que esto también se aplica a los equipos de oficina.

8. Reúnase con su banquero. Organice una reunión de inmediato. No solo construirá una relación crítica (una que muchos gerentes descuidan), sino que también les pedirá ideas. Tienen la ventaja de ver lo que funciona (o no) para otras empresas, así que siéntete libre de elegir su cerebro. Lo mejor de todo… ¡es un asesoramiento gratuito! Discuta cosas como… poner dinero extra en cuentas de mercado monetario, certificados de depósito, etc. Vea si puede mover su cuenta operativa a una cuenta corriente que genere intereses. Si bien el interés ganado puede no ser «trascendental», sigue siendo dinero ganado sin hacer nada diferente. Si hay un límite en la cantidad de cheques que se pueden escribir en dicha cuenta, analice las tarifas que el banco puede cobrar frente al interés que se puede ganar. Pague facturas electrónicamente y ofrezca depósito directo a sus empleados para reducir los cargos por emisión de cheques. Además, ¿tiene un saldo demasiado alto en su cuenta corriente? Trabaje con su contador y eche un vistazo a su flujo de efectivo para ver si parte de ese dinero inactivo puede generar intereses en otra parte.

9. Recorta tu presupuesto de viaje (si todavía tienes uno). El teléfono y/o la videoconferencia le ahorrarán toneladas de dinero en efectivo. Además, ¿realmente están dando sus frutos los seminarios y conferencias a los que asiste todos los años? Tal vez asistir a 2 en lugar de 4 obtendrá los mismos beneficios.

10. Renegociar contratos. Traiga proveedores de servicios (teléfono, software, etc.) y consultores para discutir los contratos actuales y reducir las tarifas. Eche un vistazo a sus contratos de arrendamiento (equipo de oficina, alquiler, etc.). Además, ¿estás aprovechando al máximo las «ofertas ocultas» y/o los descuentos? ¿Ha estado prestando atención a las facturas en un esfuerzo por evitar «sobrecargos»? Aprovecha la recesión económica. Nadie quiere perder un cliente en este momento. Cuando corresponda, invite a otros proveedores a ofertar por su negocio. Atención: ¡no los contrate simplemente porque son baratos!

11. Estrategias fiscales. Si invierte mucho en equipos y está incurriendo en impuestos elevados para equipos comerciales Explore estados con códigos fiscales favorables a las empresas. Existen beneficios al establecer una empresa de «cargo de equipos» en un estado con impuestos bajos. Las pérdidas comerciales y las cancelaciones también pueden hacer que su negocio califique para varias exenciones y deducciones fiscales. Hable con un buen abogado de impuestos sobre cómo maximizar estas y otras deducciones de impuestos para su negocio.

12. Presupuesto para «reservas». En otras palabras, tenga una cuenta de «contingencia» o «miscelánea» como partida en su presupuesto. Un buen punto de partida sería reservar entre un 5 % y un 10 % de todos sus gastos totales para circunstancias imprevistas. Tenga en cuenta que si pudiéramos predecir el futuro, todos seríamos millonarios. Incorporar la cuenta de «reserva» como un elemento de «gasto» es simplemente una buena política comercial.

13. Mire los beneficios de su seguro de salud. Si no ha hablado con su representante de seguros por un tiempo, ahora sería un buen momento. De todos modos, debería revisar su póliza cada seis meses. Un ligero cambio en el nivel de su fuerza laboral puede tener un impacto significativo en el empleador (y el empleado) ¿Está por renovar su contrato? ¿Se puede rescindir el contrato sin incurrir en gastos? Es posible que pueda encontrar una buena oferta sin sacrificar la cobertura.

14. Realizar auditorías de facturas anuales. Mire de cerca las facturas recibidas de sus proveedores. Si no tiene un buen sistema para monitorear las facturas antes de que se paguen, se sorprenderá de la cantidad de pagos duplicados o erróneos que pueden ocurrir. Un «0» adicional agregado a una factura de $1,000 da como resultado un pago de $10,000 y un error de $9,000. Incentive a sus empleados cuando descubran estos errores. Por ejemplo, si recuperan dinero, divídanlo con ellos. ¡Es un trato de «ganar-ganar»!

15. Ve tras los clientes abandonados. Si un competidor cerró sus puertas, eso debería significar «OPORTUNIDAD». El cliente puede estar recortando, pero cuando las cosas mejoren o encuentre un nuevo trabajo, volverá. Querrá asegurarse de estar bien posicionado para llenar el vacío dejado por su competidor.

16. Explore nuevos mercados de ventas. Por extraño que parezca, una recesión económica es el momento perfecto para buscar oportunidades en nuevos mercados. Los territorios que alguna vez fueron rechazados (especialmente en el extranjero) ahora merecen una segunda o tercera mirada. Una vez más, obtenga ideas de sus empleados.

17. Manténgase involucrado en su comunidad. No reduzca su patrocinio de eventos comunitarios y donaciones caritativas. El dinero gastado en los uniformes del equipo de béisbol de las ligas menores es «Vaya cosa». La gente recuerda estas cosas. Esas personas son clientes potenciales o buenas fuentes de referencia. En realidad, vale mucho más que las toneladas de dinero que gastó en el letrero en su estadio local de Major League Baseball. Ya sabes… ¡el que nadie nota!

18. ¿Tuiteas? ¿Tienes presencia en las redes sociales? Sí, me refiero a Facebook, Twitter, MySpace, etc. ¿Sus empleados están configurados en LinkedIn? Incluso si usted es una empresa del tipo «mamá y papá», considere pagarle a uno de sus empleados expertos en tecnología 15 o 20 centavos adicionales por semana para publicar actualizaciones y monitorear estos sitios por usted si no tiene el «conocimiento».

19. Contratistas a tiempo parcial e independientes. Antes de considerar el despido, explore la posibilidad de reducir las horas o cambiar el estado de un empleado a «Contratista independiente». Los empleados aún apreciarán tener un ingreso y, al mismo tiempo, ahorrará dinero en impuestos sobre la nómina y/o contribuciones al seguro de salud a las que estaba obligado.

20. Finalmente… sea honesto con los empleados. No les digas que hoy las cosas van bien y que mañana empieces a despedir. Por otro lado, si las cosas son realmente difíciles, hágaselo saber. Si construyes una relación honesta y te tomas el tiempo para hacerte saber cuánto aprecias su esfuerzo, ellos «van a batear» por ti durante los momentos difíciles. Si tiene que recurrir a despedirlos, lo entenderán aunque duela. Lo más probable es que, si ha implementado las otras 19 estrategias que ella mencionó y las ha convertido en una parte integral de la cultura de su empresa, sus empleados serán los que eviten que su empresa se hunda en una recesión económica.