5 cosas que debe saber sobre los sistemas telefónicos comerciales y qué buscar

Antes de asumir la tarea de investigar los mejores sistemas telefónicos comerciales que existen, aquí hay algunas cosas generales que debe saber para ayudarlo a tomar la mejor decisión para sus necesidades de comunicación comercial.

1. PBX basado en premisa vs. PBX alojado

En su mayor parte, hay dos tipos de sistemas telefónicos comerciales PBX: locales y alojados. Un sistema telefónico empresarial basado en premisas requiere que se almacene un equipo voluminoso dentro de su oficina y, por lo general, se ve en empresas más grandes. Se recomienda a los propietarios de pequeñas empresas que utilicen sistemas telefónicos comerciales alojados para una expansión sin problemas y rentabilidad.

2. El equipo costoso no siempre es necesario

Una forma en que sus sistemas telefónicos comerciales PBX le ahorran dinero es al no requerir que realice compras costosas de hardware. Con BYOD (traiga su propio dispositivo), puede usar su teléfono móvil o seguir usando su hardware existente sin ningún problema. El cableado y el cableado tampoco son necesarios, ya que los sistemas telefónicos comerciales PBX alojados se alimentan con su conexión a Internet.

3. Puede aumentar la productividad y ayudar a retener clientes

No tendrá que preocuparse por dejar escapar un mensaje. Muchos sistemas telefónicos comerciales tienen funciones como continuidad de llamadas y correo de voz a correo electrónico para garantizar que siempre esté al tanto de sus mensajes. Las funciones de recepcionista en la nube, como el asistente automático, también están disponibles para que pueda ofrecer una mejor experiencia general al cliente y mantener satisfechos a sus compradores.

4. Promueve la flexibilidad del espacio de trabajo

Los sistemas modernos brindan a los usuarios la libertad de trabajar desde cualquier lugar. En estos días, no es necesario tener una oficina para tener un sistema telefónico comercial; todo lo que necesita es una conexión a Internet confiable y electricidad (a menos que esté usando un PBX virtual y operando directamente desde su teléfono celular). También es fácil ampliar su equipo y agregar extensiones, así como trasladarse de una ubicación a otra con una sencilla solución plug and play.

Mientras busca sistemas telefónicos comerciales, se encontrará con proveedores que van desde los que han existido durante décadas y algunos que han surgido en los últimos años. Aunque elogiamos la experiencia, puede que no siempre sea mejor elegir un proveedor únicamente en función de su vida útil. Vaya con un proveedor que centre sus esfuerzos en soluciones comerciales (algunos proveedores van tan lejos como para enfocarse principalmente en las medianas y pequeñas empresas) para garantizar que se satisfagan las necesidades de comunicación de su empresa. Consulta sus servicios y decide si tienen o no lo que tu negocio necesita.

5. No todos los sistemas telefónicos comerciales son iguales

Cómo un sistema telefónico PBX puede beneficiar a su empresa

No se deje engañar por la jerga y la literatura muy técnica que puede encontrar en los sistemas PBX. Contrariamente a la creencia popular, no es necesario ser experto en tecnología para aprender a operar un sistema PBX. Si está comprando hardware de un proveedor, lo más probable es que reciba un teléfono preconfigurado que esté listo para usar tan pronto como llegue. Esto hace que sea posible simplemente enchufar el dispositivo y comenzar a hacer llamadas sin apenas configuración. El cableado y el cableado no son necesarios con un sistema PBX alojado, por lo que las tarifas de instalación y el tiempo de inactividad no son algo de lo que deba preocuparse.

Todos estos beneficios conducen a una cosa: más ahorros. Sin costos de configuración ni hardware costoso, puede usar el tiempo y el dinero que está ahorrando e invertirlo nuevamente en su negocio. Para obtener aún más ahorros, puede elegir un sistema telefónico PBX virtual que le permite administrar su negocio desde su teléfono móvil utilizando el número de teléfono de su empresa. Es la simplicidad y el profesionalismo que buscan muchos empresarios sin el costo de un importante proveedor de sistemas telefónicos PBX.

Características del sistema telefónico para pequeñas empresas a tener en cuenta

Si está buscando alguna limitación que traigan los sistemas telefónicos comerciales PBX, sería que dependen de una conexión a Internet para funcionar. Siempre que utilice un proveedor de Internet confiable, su sistema permanecerá en funcionamiento; sin embargo, muchos sistemas telefónicos comerciales PBX ofrecen la capacidad de desviar sus llamadas a un dispositivo externo, como su teléfono inteligente. Es una función de seguridad adicional que brinda a los propietarios de negocios la tranquilidad de saber que no perderán una oportunidad, independientemente de las circunstancias inesperadas. Al igual que esta simple función de desvío de llamadas, hay muchos servicios dentro del sistema telefónico de una pequeña empresa que pueden salvar su negocio.

La grabación de llamadas es una excelente manera de mantener registros de voz, solo asegúrese de seguir las leyes de su estado con respecto a la grabación de voz. Es útil para industrias como agencias de viajes y consultorios médicos cuando hay una falta de comunicación o un incidente relacionado con un intercambio de información por teléfono. Es una forma de cumplir con los estándares de cumplimiento para ciertas industrias y ha sido una herramienta crucial para los dueños de negocios que confían en el mantenimiento de registros con fines de rendición de cuentas y capacitación.

Puede optimizar fácilmente la experiencia de llamadas de sus clientes con un asistente automático y un menú de llamadas personalizado. Estas dos funciones funcionan juntas para brindarle a la persona que llama información relevante, como nuevas promociones o próximos cambios en su horario de oficina, y dirigirlos a las personas con las que necesitan hablar. Las personas que llamen apreciarán las actualizaciones y su experiencia positiva los alentará a recomendar su servicio a otros.

En general, mantenlo simple. Es posible que no necesite todas las campanas y silbatos que podría ofrecer un proveedor importante, así que asegúrese de comprender sus necesidades específicas de comunicación empresarial. Busque sistemas telefónicos comerciales que reduzcan los dolores de cabeza, no que los aumenten.

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