Cómo generar ingresos con el software de contabilidad de llamadas de hotel

Los servicios de comunicación son esenciales para la mayoría de los huéspedes de la hostelería. Muchos ejecutivos de negocios y viajeros exigen instalaciones eficientes que puedan mantenerlos en contacto con su base de operaciones. Es imperativo que el sofisticado software de facturación del hotel tenga en cuenta los cargos telefónicos, el uso de Internet, las tarifas de los equipos, los recargos y los impuestos en tiempo real.

Prácticamente todos los hoteles importantes tienen algún tipo de software de seguimiento de llamadas o contabilidad de llamadas. El costo decreciente de las llamadas telefónicas ha visto una disminución en los ingresos. Atrás quedaron los días en que los hoteles podían obtener grandes márgenes simplemente por descolgar el teléfono. Hubo un tiempo en que no era raro que los hoteles aumentaran las llamadas telefónicas entre un 80 y un 100 por ciento. A veces, los cargos de su teléfono pueden representar un costo mayor que la tarifa de la habitación.

En el pasado, un sistema de contabilidad de llamadas de hotel decente generalmente se dejaba en la trastienda registrando registros de llamadas de larga distancia desde un puerto serial PBX. El sistema aplicaría tarifas exorbitantes y las publicaría en el sistema de administración de propiedades. Las actualizaciones de tarifas del fabricante generalmente se ignoraban (ya que las actualizaciones generalmente contenían planes de facturación más bajos).

Los ingresos de las telecomunicaciones de los hoteles ahora están disminuyendo a un ritmo constante del 3 al 6 por ciento anual. Los gerentes generales y contralores de los hoteles se ven obligados a ser más creativos para cumplir con los objetivos finales de comunicación. El sistema tradicional de contabilidad de llamadas ahora necesita ser ajustado para adaptarse a las nuevas tecnologías y la competencia del mercado. La respuesta está en el uso creativo de nuevos módulos de contabilidad de llamadas o, más apropiadamente, un sistema de gestión de comunicaciones (CMS).

La utilización adecuada de un sistema de contabilidad de llamadas de hotel aún puede generar grandes beneficios. Los huéspedes que reciben señales de ocupado encontrarán formas alternativas de hacer llamadas telefónicas. Es de suma importancia que las propiedades realicen un seguimiento del número de señales de ocupado, desbordamiento o llamadas bloqueadas. Esto se puede lograr mediante el uso de informes de tráfico que identifican el grado de servicio y las horas pico de llamadas. Estos informes a menudo recomiendan la cantidad adecuada de troncales o líneas para que la propiedad funcione sin problemas.

Las llamadas de larga distancia han disminuido durante años. Sin embargo, las llamadas locales y gratuitas han sido bastante estables. El uso de umbrales de facturación puede ayudar a aumentar los ingresos. Ciertamente, a un huésped que habla durante treinta minutos en una llamada local se le podría cobrar una pequeña cantidad por el uso de las instalaciones. Algunos hoteles han optado por ajustar las tarifas de las habitaciones en una cantidad fija para compensar la pérdida de ingresos por telecomunicaciones.

El auge del uso de Internet ha obligado a muchos hoteles a ofrecer acceso gratuito a Internet. Esto ha agravado el problema para el departamento de telecomunicaciones. Muchos huéspedes y viajeros de negocios han encontrado otros medios convenientes de comunicación (servicios IP, mensajería instantánea, correo electrónico, teléfonos celulares) que no forman parte de la infraestructura de la propiedad del hotel. El advenimiento de los proveedores de VoIP de tarifa plana le ha dado al viajero de negocios la posibilidad de eludir los cargos de peaje. Un sistema de gestión de comunicaciones moderno debe ser capaz de agregar cargos por uso de Internet en las publicaciones de los huéspedes.

Las propiedades hoteleras proactivas utilizan informes de contabilidad de llamadas para determinar los patrones de llamadas que muestran dónde llaman los huéspedes. Estas estadísticas ayudan al hotel a orientar el marketing y negociar mejores planes tarifarios. A los auditores nocturnos siempre se les ha pedido que concilien las transacciones diarias. Sin embargo, la mayoría no logró conciliar las transacciones con la factura telefónica real. El examen de los registros de la compañía telefónica frente a los registros de contabilidad de llamadas ayuda a garantizar que todas las llamadas se registren, facturen y cobren los recargos correspondientes.

A muchos sistemas de contabilidad de llamadas de hotel les falta información crítica. A menudo, las extensiones no se identifican correctamente como habitaciones, salas de conferencias, VIP o administrativas. Esto puede resultar en facturación inexacta y pérdida de ingresos. Las propiedades deben asegurarse de que su sistema de contabilidad de llamadas se cargue y configure correctamente mensualmente. La mayoría de las propiedades de banner tienen una tabla de tarifas preestablecidas que se implementa entre todas las propiedades. Los administradores del sistema deben asegurarse de que todas las propiedades sigan las mismas pautas.

A medida que la propiedad ofrezca más instalaciones de comunicación, se requerirá que el sistema de gestión de comunicaciones tenga en cuenta los teléfonos móviles del hotel, las llamadas realizadas con códigos de autorización, el servicio de Internet, los dispositivos portátiles y otros servicios para los huéspedes.

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