Contabilidad simple para la pequeña empresa – Contabilidad usando una plantilla de hoja de cálculo simple

¿Iniciar una pequeña empresa desde su hogar, ofreciendo productos o servicios como consultoría comercial, fotografía, venta en la web o MLM? Ahora se enfrenta al seguimiento de todos los gastos e ingresos de su negocio y ciertamente aún no tiene el dinero para contratar a un tenedor de libros o contador. Si su negocio es un propietario único, ya sea un propietario canadiense o un propietario con sede en los EE. UU., no necesita un contador para enviar las finanzas de su empresa (libros) al IRS (EE. UU.) o Revenue Canada). Los ingresos y pérdidas de su negocio se informan como parte de su impuesto sobre la renta personal anual. Para esta puesta en marcha de una pequeña empresa, no necesitará comprar un software de contabilidad elegante, como Quick Books o AccPac para realizar un seguimiento de su negocio.

Solo como parte de la incorporación de Bizfare Enterprise Inc en 2005 fue un requisito contratar a un contador. Mi contador insistió en usar el software Quick Books para la contabilidad de mi empresa. Hasta entonces, el uso de una plantilla de hoja de cálculo simple cubría mis necesidades contables comerciales durante más de diez años. Esta simple hoja de cálculo superó la prueba de múltiples auditorías de Revenue Canada (CRA y Revenue Canada Goods and Services Tax. Revenue Canada aceptó tanto el bloc de columnas impreso como una versión de hoja de cálculo electrónica de mis libros financieros. (Por cierto, las auditorías revelaron más formas para reclamar impuestos adicionales por los tres años anteriores! ¡Ese es mi tipo de auditoría!)

En su nueva empresa de nueva creación, es probable que genere entre 10 y 30 transacciones contables por mes. Estas transacciones serían elementos como gastos, ingresos (ventas), transacciones de tipo pasivo (préstamo) y recaudación/deducciones del impuesto sobre las ventas (federal + estatal/provincial). Estas transacciones se desglosan en varias cuentas comerciales. Todas las cuentas que configura para su empresa se denominan Catálogo de cuentas. El registro de las transacciones financieras de su negocio (Asientos de diario) se puede ejecutar con pluma y tinta en un bloc de notas de contabilidad o electrónicamente con su computadora usando un programa de hoja de cálculo (MS Excel, Open Office, Star Office).

Ya sea que emplee medios electrónicos o impresos, debe desarrollar una plantilla de diario simple para crear su Diario Sinóptico Empresarial. Este Diario Sinóptico El formato tiene la ventaja de permitirle una vista completa de todas sus transacciones de entradas de diario individuales contra todas sus cuentas comerciales. Crear este Diario Sinóptico es más fácil de lo que piensa y no requiere conocimientos previos de contabilidad o teneduría de libros.

CONSEJO #1: Puede reducir aún más las partidas contables (asientos de diario) consolidando partidas similares como ‘todas las Ventas del mes’ y ‘todos los recibos de estacionamiento del mes’ en una línea de pedido totalizada para el mes.

¿Por dónde empieza a identificar las diversas Cuentas comerciales necesarias para su Diario sinóptico?

Si actualmente trabaja para una empresa o gobierno, obtenga uno de sus formularios de gastos de empleados. Mire cada una de las áreas identificadas como gastos: comidas, millaje, alojamiento en hotel, taxi, alquiler de automóviles, teléfono y teléfono celular, pasajes aéreos, suministros de oficina, etc. Este es un excelente lugar para identificar los diversos negocios. Las cuentas de gastos debe configurar los libros de contabilidad de su empresa. Para completar su plan de cuentas comercial, incluya una cuenta bancaria comercial, ventas, COGS (costo de los bienes vendidos), recaudación de impuestos sobre las ventas, gastos de marketing y otros, según sea necesario. Cada una de estas Cuentas aparecerá como un título en la parte superior de cada columna de su Diario Sinóptico. Cada fila (elemento de línea) serán las transacciones de diario individuales ingresadas por usted. Las transacciones del diario se agrupan y resumen para cada mes laboral; por lo general, de enero a diciembre.

Por lo tanto, su diario sinóptico se parecería a este diario sinóptico de muestra en http://picasaweb.google.com/carl.chesal/Plantilla de contabilidad.

Los encabezados de las columnas pueden estar en este orden (de izquierda a derecha):

FECHA | DESCRIPCIÓN | DEPÓSITOS BANCARIOS | RETIROS BANCARIOS | INGRESOS POR VENTAS | COGS | IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RECAUDADO Y REMITIDO | GASTOS DE SUMINISTROS DE OFICINA | GASTO #2 | GASTO #3 | ETC

CONSEJO #2: A menos que su empresa sea una sociedad anónima o una SRL, no es necesario que se haga cargo de los gastos de apertura de una cuenta comercial en su banco. Por lo general, las cuentas comerciales cobran una tarifa mensual más alta, cobran por imprimir cheques (cheques) y no ofrecen ningún interés sobre el saldo de su cuenta mensual. En su lugar, abra una cuenta bancaria personal separada (tal vez de ahorros). Esto le mostrará al ‘recaudador de impuestos’ que está manteniendo el negocio separado de su banca personal. Recuerde que es un propietario único y todos los ingresos (y pérdidas) de su negocio se deben aplicar directamente a su declaración de impuestos sobre la renta personal (según el IRS y la CRA).

Para ahorrarle tiempo y hacer que sea muy simple, ya he creado una plantilla de diario sinóptico de hoja de cálculo simple que realiza todos los cálculos de cada mes y acumula los 12 meses hábiles para que pueda incluirse fácilmente en su preparación anual del impuesto sobre la renta personal. Esta plantilla de diario sinóptico tiene comprobaciones y saldos de débito/crédito, realiza un seguimiento de los impuestos sobre las ventas, el millaje y los totales de cada cuenta para todo el año fiscal. Si desea esta plantilla de contabilidad GRATUITA, puede obtenerla en Communicate Innovate. Con unas pocas pulsaciones de teclas, que ayudarán a identificarse, con mucho gusto le enviaré esta plantilla de diario sinóptico GRATUITA y también cualquier consejo futuro para pequeñas empresas.

CONSEJO #3: Una Regla de Contabilidad es que cada vez que registra un asiento de diario (elemento de línea que aplica la transacción a las cuentas comerciales apropiadas), los Débitos y Créditos DEBEN PERMANECER IGUALES en TODO Momento. Esta calculadora de débito es igual a crédito está integrada en esta plantilla de contabilidad GRATUITA. Cuando haya terminado de ingresar un elemento de línea (transacción del diario), verifique que el monto de la celda Débito sea igual al monto de la celda Crédito. Si no son iguales, no ha ingresado los montos correctamente en la transacción de su diario. Corrija el problema antes de ingresar su próxima entrada en el diario.

Ahora está equipado para capturar los libros financieros de su negocio con un software de contabilidad simple. ¡Feliz contabilidad! ¡Y feliz venta!

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