Contratar a un tenedor de libros puede ser un proceso abrumador para muchos propietarios de pequeñas empresas. Antes de comenzar la búsqueda, es importante determinar el tipo de experiencia y habilidades que necesita. ¿Está buscando a alguien que analice los números por usted y cree un presupuesto o realmente solo necesita a alguien que ingrese los datos de las cuentas y facturas?

Si tiene a alguien que lo ayude a comprender los números, o si tiene una sólida experiencia en contabilidad y administración financiera, es probable que resulte bien conseguir una persona que domine su software de contabilidad y cuya experiencia y personalidad se adapten a su negocio. Por otro lado, si no tiene a nadie que se asegure de que los números sean correctos, el contador de entrada de datos no es una buena idea. En este caso, querrá buscar a alguien con experiencia completa en contabilidad. Es decir, la capacidad de conciliar el saldo y realizar un cierre mensual. Por lo general, los tenedores de libros no tienen el conjunto de habilidades para ayudarlo con la gestión financiera más allá de los informes financieros precisos.

Una vez que coloque un anuncio, se le tratará con una mezcla heterogénea de candidatos. Tendrá que reducir la cantidad de candidatos a aquellos que cumplan con las necesidades de la descripción de su trabajo y luego comenzará la diversión de la entrevista. Querrá hacer preguntas que aseguren que el tenedor de libros realmente tenga las habilidades adecuadas y se ajuste a la cultura de su negocio. Aquí hay 8 preguntas para hacerle a su contador potencial:

1) ¿Cree que los informes de base devengado o de caja son mejores para la gestión empresarial?

Busque un tenedor de libros avanzado para que le explique que la contabilidad de base devengada proporciona mejores informes financieros, pero generalmente se prefiere la base de efectivo para los impuestos. Podemos mantener los libros en base devengado para los informes de gestión y el contador fiscal puede hacer ajustes para los impuestos en efectivo. Una contadora estándar probablemente le dirá cuál ha sido su experiencia y no tendrá preferencia por ninguna de las dos.

2) Qué es la ecuación contable (o la ecuación del balance) o explicar el balance.

Un buen tenedor de libros explicará que el balance tiene activos, pasivos y patrimonio. Esto es obligatorio para cualquier persona que espere que proporcione informes financieros precisos. Idealmente, le dirán que la ecuación es: Activos = Pasivos + Patrimonio. Si no pueden explicar el balance general, pídales que describan una cuenta de activos y pasivos. No querrá a alguien que no conozca el balance responsable del cierre de fin de mes, pero si alguien más está asegurando la precisión, solo saber cómo se usan los activos y pasivos estará bien.

3) La cuenta bancaria tiene un descuento de $0.72. ¿Cuánto tiempo pasará buscando el problema y qué pasos tomará para encontrarlo?

Este problema es engañoso y realmente depende de lo que le gustaría ver en el tenedor de libros correcto. Algunos no dejarán de buscar hasta que lo encuentren. Claro, podría haber muchas cosas que causen alguna discrepancia, por lo que desea que dediquen un tiempo a buscar el problema. ¿Pero cuánto tiempo? ¿Pasar 2 horas buscando $.72 es el mejor uso del tiempo? Si miramos el retorno de la inversión, eso es absolutamente un mal uso del tiempo. Si responde 2 horas, querrá investigar su tolerancia a las circunstancias no perfectas. Si estás en el campo creativo, un perfeccionista extremo puede volverte loco. Sin embargo, si no buscan el error en absoluto, su atención a los detalles probablemente no sea lo suficientemente fuerte y deberías seguir buscando.

Al buscar el error, el candidato ideal dirá que es probable que sea un error de transposición y que comenzaría allí primero (los errores de transposición son divisibles por 9). Es posible que simplemente digan que verificarían cada elemento de línea con la declaración, lo cual es perfectamente válido.

4) En la contabilidad de caja, ¿cómo registraría una prima de seguro anual de $600?

La respuesta correcta para la base de efectivo es gasto de seguro de débito $ 600, efectivo de crédito o cuentas por pagar. Todos los tenedores de libros deberían entender esto bien.

5) ¿Cómo registraría una prima de seguro anual de $600 utilizando la contabilidad de acumulación?

La respuesta correcta aquí es Seguro prepago de débito $ 600, Efectivo de crédito o Cuentas por pagar. Pídeles que averigüen cuándo se reconoce el gasto del seguro. Debería ser de $50/mes con un débito a gastos de seguro y un crédito a seguro prepago. Si el candidato no puede responder a esta pregunta, no espere que lleve sus libros en base a una contabilidad de acumulación. Querrá depender de otra persona para los informes de gestión.

6) ¿Cuántas gasolineras (o cafeterías, etc.) crees que hay en los EE.UU.?

Con esta pregunta, estamos buscando buenas habilidades de pensamiento crítico. No está bien simplemente adivinar un número sin explicación o decir que lo «googlearían». Desea que el candidato tenga un proceso para llegar a su conjetura, sin importar qué tan lejos esté. Hay tantas gasolineras en mi ciudad, supongo que tantas ciudades en mi estado…

7) Clasifique lo siguiente en orden de importancia para el éxito empresarial: Ventas, Trabajo en equipo, Calidad, Integridad, Rentabilidad, Servicio

No hay una respuesta correcta o incorrecta a esta pregunta, pero indicará si el candidato está alineado con su cultura empresarial y también demostrará habilidades de pensamiento crítico. Busque una justificación de por qué respondieron de la manera en que lo hicieron. ¿Se alinea con la forma en que responderías la pregunta? Por ejemplo, si dicen que la Rentabilidad es lo más importante. ¿Por qué es ese el caso? Si dicen que el trabajo en equipo es lo menos importante, probablemente quieras profundizar un poco más si el trabajo en equipo ocupa un lugar destacado en tu lista de prioridades.

Un tenedor de libros preferiría incluir la rentabilidad más abajo en la lista porque quiere saber que están considerando todo el negocio, no solo su trabajo. También le gustaría ver la integridad en lo alto de la lista. ¿De verdad quieres un tenedor de libros que no valore la integridad?

8) Háblame de alguna vez en la que no estuviste de acuerdo con algo que tu jefe te pidió que hicieras.

La respuesta correcta aquí dependerá de la personalidad que estés buscando. ¿Quieres un seguidor que haga lo que dices? ¿Estás buscando un asesor que te diga qué se debe hacer? Tal vez una combinación sea la respuesta correcta para usted, alguien que tiene la confianza suficiente para decir lo que piensa, pero está dispuesto a tomar la dirección.

Hay toneladas de posibles preguntas de entrevista para hacer al entrevistar a los tenedores de libros. Los enumerados anteriormente pueden darle una buena indicación de si el candidato es o no una buena opción. Para una mejor evaluación de la habilidad de contabilidad, consulte la prueba de contabilidad de AIPB. No olvide verificar las referencias e intente hablar con un CPA que haya tenido la oportunidad de ver su trabajo.