cuanto tiempo hay que guardar la contabilidad de una empresa

El manejo del fichero físico y digital es un desarrollo de relevancia en las organizaciones ya que aguanta otros procesos como los contables, fiscales y legales. Ahora, se señala por cuánto tiempo se tienen que preservar estos documentos y se proponen ciertas sugerencias para el fichero.

Según con el producto 60 del Código de comercio, los libros y los papeles de comercio tienen que preservarse por lo menos diez años. Estos papeles entienden los libros contables, comprobantes contables, afirmaciones tributarias, contratos, correo y algún otro archivo relacionado con la actividad comercial. El producto 28 de la Ley 962 de 2005 precisa que este fichero puede hacerse físico, esto es, en papel oa través de medios electrónicos o imantados siempre y cuando se garantice la reproducción precisa del archivo. En otras expresiones, tratándose de medios electrónicos se hace importante que estos no sean modificables con lo que se aconseja escanearlos.

Estos plazos de prescripción comenzarían a contar desde el último día del período voluntario para la presentación de la liquidación o declaración pertinente, en la situacion de las infracciones fiscales y desde exactamente el mismo instante de cometerse la infracción al resto de teóricos.

No obstante quedarnos sencillamente con estos plazos sería muy descabellado, debiendo adecuarnos a las distintas operaciones y más que nada a las obligaciones que logren aparecer a consecuencia de exactamente los mismos. A este respecto, como ejemplos de documentación que vamos a deber preservar a lo largo de mucho más tiempo tenemos la posibilidad de ver:

Almacena de documentos de compañía

  1. Documentos contables. – Los libros de comercio, como libro períodico, de inventario, cuentas cada un año, reportes de auditoría, del gestor, tienen que preservarse a lo largo de 6 años, según el art. 30 del Código de comercio, a contar desde el último taburete efectuado. Aun tras la disolución y liquidación societaria.
  1. Documentos Societarios. – Las escrituras, libros registro de actas de la Junta y del Consejo, libro registro de los asociados, de contratos con el colega único y otros contratos de carácter privado. Aconsejamos preservar todo a lo largo de la vida de la compañía y por lo menos 6 años mucho más tras su disolución y liquidación.

Libros y registros contables

Antes hablamos de los distintos ejemplos de documentos contables que hay hoy día. La factura, el comprobante de pago y la letra de cambio no son los únicos. Asimismo estamos con estos documentos mucho más complejos populares como libros y registros contables. ¿Pero qué son los libros contables de todos modos? Ya que documentos donde quedan registradas todas y cada una de las operaciones financieras de una compañía en el transcurso de un período temporal preciso. De ahí que son tan esenciales de cara a la Agencia Tributaria.

En este sentido, hay 2 libros contables obligatorios. Por una parte, el libro períodico. Por otro lado, el libro de inventario y cuentas cada un año. Además de esto, hay otros libros y registros contables voluntarios como los libros socorrieres o el libro mayor. Todos estos libros deberán ser legalizados a través de su presentación eventual en el Registro Mercantil donde cada compañía tenga su residencia fiscal. No obstante, proseguimos con el interrogante al aire: ¿cuántos años hay que almacenar la contabilidad de una compañía?

Facturas

La Ley General Tributaria establece que todas las compañías y expertos tienen la obligación de preservar facturas o documentos equivalentes en el transcurso de un período de 4 años.

No obstante, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el período de conservación va a ser de diez años.

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