¿Reducir el uso de herramientas populares de comunicación comercial?

Muchos gerentes están buscando formas de mejorar sus comunicaciones comerciales y reducir el tiempo perdido dentro y fuera de sus empresas. ¿Son las herramientas de comunicación empresarial más comunes de reuniones y correos electrónicos el problema real? Según estudios recientes, el número de reuniones y su duración ha aumentado, pero las reuniones suelen ser productivas en menos del 50 %. ¿Estamos usando reuniones cuando otra herramienta de comunicación como el correo electrónico podría ser más efectiva? El uso del correo electrónico está en aumento y esto también está ganando una mala reputación como sobreutilizado o mal construido. Los correos electrónicos se utilizan para comunicaciones internas y marketing externo, por lo que deben ser efectivos. Muchos gerentes están buscando formas de reducir tanto las reuniones como los correos electrónicos en sus empresas. ¿Es la reducción la respuesta o la respuesta es usar las herramientas de manera correcta y más efectiva?

He escrito un libro sobre gestión de reuniones y artículos sobre lo que sale mal en las reuniones, así que ya sé dónde necesita ayuda la mayoría de la gente. Quería confirmar que otros pueden estar preocupados por lo que puede salir mal en las reuniones y que las reuniones necesitan mejorar. Dado que recientemente escribí un artículo en línea titulado «Cuidando los modales en las reuniones», así que pensé que podría ser útil usar un motor de búsqueda popular en Internet para medir la importancia del tema de «etiqueta en la reunión» o «modales en la reunión». Usando estos como palabra clave en mi búsqueda, el total combinado fue de más de 41,900 resultados. Solo para ver si había acuerdo con algunas de mis ideas de mejora de reuniones en mis artículos y libros, leí algunos de los resultados que tenían descripciones que indicaban que proporcionarían soluciones. Gran parte del texto que leí incluía algunos de los trece elementos de mi artículo o algunas de las sugerencias de mi libro. Sin embargo, a menudo enumeraban otras áreas problemáticas que eran específicas del trabajo. Si bien el elemento que revisé no arrojó todas las mismas cosas que sentí que eran esenciales, reforzaron mi creencia de que las reuniones son importantes y que todos deben saber cómo aprovechar este método de comunicación grupal para fines comerciales.

Después de buscar reuniones, decidí revisar la «etiqueta de correo electrónico» y obtuve más de 348,000 resultados. Escaneé la lista de opciones en las primeras páginas y revisé las que decían incluir consejos en sus descripciones. Con algunos de los que leí estuve de acuerdo como relevantes para los correos electrónicos profesionales y con otros no estuve de acuerdo porque podrían funcionar para el correo electrónico personal pero no eran el uso correcto para las comunicaciones comerciales. Sin embargo, descubrí que gran parte del texto concordaba con muchos de los trece que enumeré en el artículo en línea que escribí el mes pasado titulado «Etiqueta de correo electrónico alentador». Algunos justificaron su creencia en lo que afirmaron con una explicación, pero la mayoría no lo hizo. Para que las personas muestren la etiqueta adecuada en los correos electrónicos, no solo necesitan saber qué es aceptable, sino también por qué debería ser la norma. El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero solo si el receptor entiende lo que el remitente está tratando de decir. Aunque es posible que no esté de acuerdo con todos los elementos de etiqueta de correo electrónico que revisé, la cantidad de resultados indica claramente que esta es una preocupación de comunicación válida para los profesionales de negocios.

Quería saber si era necesario reducir las dos herramientas de comunicación empresarial más populares o si debían usarse de manera efectiva. Al recurrir a Internet como una herramienta de investigación, no estoy seguro de si los números resultantes pueden indicar con qué herramienta la gente realmente necesita más ayuda o cuál se usa más. De cualquier manera, estoy seguro de que los resultados indican que todos los profesionales necesitan mejorar sus habilidades de comunicación tanto para reuniones como por correo electrónico para fines comerciales. La mejora y la utilización adecuada es, de manera más realista, la respuesta a los problemas de comunicación empresarial que tratar de reducir el uso necesario de reuniones o correo electrónico.

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