Software de contabilidad simple o complejo: ¿qué software de contabilidad es adecuado para su pequeña empresa?

Es un error común pensar que todos los programas de contabilidad destinados a las pequeñas empresas son iguales. Esto no podría estar más lejos de la verdad. Hay diferentes productos en el mercado para satisfacer diferentes necesidades comerciales que vienen a diferentes precios, todos con sus propios pros y contras. El propósito de este artículo es explicar los diferentes tipos de software de contabilidad y permitirle tomar una decisión informada sobre qué tipo de software de contabilidad se adapta mejor a su negocio.

Comenzaremos centrándonos en el término SME, ya que creemos que explica mejor los tres tipos de pequeñas empresas que existen: pequeña, mediana y empresarial. Si bien es correcto poner entre paréntesis todos estos tipos de negocios, todos tienen características y necesidades muy diferentes. Como resultado, según en cuál de estos soportes se encuentre su negocio, tendrá diferentes repercusiones en los requisitos de su software de contabilidad.

1) Pequeños negocios – se caracterizan por ser una pyme que acaba de empezar, autónomos o empresas que tienen líneas de ingresos relativamente pequeñas en el negocio. Los propietarios de estos negocios están muy concentrados en todos los gastos de capital y se aseguran de que todos los gastos estén vinculados tangiblemente a impulsar el crecimiento dentro del negocio. Los objetivos en esta etapa son lograr líneas de ingresos sostenibles en el negocio para estimular el crecimiento dentro del negocio.

2) mediana empresa – PYME ligeramente más grandes que ahora tienen ingresos sostenibles y han logrado un crecimiento sólido. Es probable que las medianas empresas hayan contratado a algunos empleados para facilitar el nuevo nivel de trabajo que debe completarse. Las medianas empresas buscan una mayor estructura de su gestión financiera, así como una forma de controlar los costos y gastos a medida que crecen los empleados en el negocio.

3) negocio empresarial – Este es el tipo de negocio PYME más grande. Las empresas de esta escala han tendido a crecer en tamaño, estatura y complejidad operativa. Las estructuras departamentales ahora habrán tenido lugar, la administración comercial aumentó y la gestión de recursos humanos se volvió más prominente en el negocio. Al tener escala y complejidad adicionales en el negocio, existen mayores requisitos de soporte para impulsar la eficiencia del proceso tanto en la gestión financiera como operativa. Los productos de contabilidad más grandes y complejos satisfacen estas demandas con una prima adicional.

Al observar los 3 tipos de negocios anteriores, queda claro cómo sería prácticamente imposible para una empresa de software crear un sistema de software de contabilidad genérico para pequeñas empresas que satisfaga todos los presupuestos y necesidades. Una pequeña empresa requeriría un producto significativamente menos complejo que una pequeña empresa empresarial. Esto puede parecer una declaración bastante obvia; sin embargo, hay muchos dueños de pymes que todavía creen que si compran un producto genérico especializado en pequeñas empresas, tendrán un gran producto diseñado para su negocio. Por esta razón, quería ser claro con respecto a los dos tipos principales de software de contabilidad que existen.

1) software de contabilidad – Paquetes de software de contabilidad perfectos para una empresa que simplemente quiere administrar sus entradas y salidas de una manera efectiva y compatible. Permiten que un propietario ingrese fuentes de información clave, como ingresos por ventas, gastos de compra, efectivo y transacciones bancarias. El software de contabilidad toma estos datos y automatiza los principios de contabilidad de doble entrada mediante la producción de cuentas simples por pagar, cuentas por cobrar y cuentas del libro mayor. Estas características básicas del software de contabilidad son más que suficientes para que el propietario de una PYME comprenda su posición financiera y complete los informes de fin de año.

2) Soluciones sofisticadas de software de contabilidad – Es probable que las pequeñas empresas quieran que su software de contabilidad haga más que simplemente calcular sus balances. Debido a la complejidad comercial adicional, las características del software de contabilidad, como los registros de activos fijos, el control de inventario/existencias, el costeo de los trabajos y la nómina, se vuelven atractivas. Todas estas características permiten que una pequeña empresa administre su negocio de manera más efectiva mediante la administración de sus activos, brindando soporte sobre cómo administrar el control de existencias y administrar los recursos humanos de manera efectiva. Estas funciones adicionales permiten a una empresa no solo administrar sus cuentas financieras, sino también impulsar la eficiencia dentro del negocio.

La pequeña empresa mediana se encuentra entre estos dos tipos de software de contabilidad. Elegir el software de contabilidad adecuado para una mediana empresa depende completamente de los requisitos particulares de la empresa en el momento de la compra. Hay muchos productos de software de contabilidad en el mercado que están dirigidos al mercado de medianas empresas y todos tienen ventajas y desventajas en términos de características. Algunos tienen un mayor énfasis en las características relacionadas con recursos humanos, algunos tienen mayores capacidades de modelado y pronóstico financiero. La única forma de garantizar que se compre el producto correcto es realizar un ejercicio exhaustivo de asignación de productos a los requisitos comerciales.

Sea cual sea el tamaño de su negocio, es fundamental que base cualquier decisión de comprar un software de contabilidad en los requisitos particulares de su negocio. No se deje llevar por la marca o las recomendaciones, realice un ejercicio exhaustivo de seguimiento de los requisitos y utilícelos para guiar lo que decida comprar.